OPTIMALE CHEFENTLASTUNG*

OPTIMALE
CHEF-
ENTLASTUNG*

 

 

 

 

Stell dir mal vor: (Chef*innensicht)

  • Sobald du deiner Assistentin/deinem Assistenten eine Aufgabe übergibst, weißt du, dass sie/er sich darum kümmert.
  • Sie/Er hat alle Anfragen im Blick und die Aufgaben bleiben strukturiert, auch wenn die Hütte bei euch brennt.
  • Du hast das Gefühl, Hand in Hand mit ihr/ihm zu arbeiten und fühlst dich richtig entlastet.
  • Du kannst dich um deine eigentlichen Aufgaben kümmern.

 

Stell dir mal vor: (Assistenzsicht)

  • Du behältst selbst in stressigen Situationen einen klaren Kopf.
  • Du hast alle Anfragen im Blick und deine Aufgaben bleiben strukturiert, auch wenn die Hütte bei euch brennt.
  • Du hast das Gefühl, Hand in Hand mit deiner Chefin/deinem Chef zu arbeiten und sie/ihn richtig entlasten zu können.
  • Du weißt, welche Aufgaben Priorität haben.

 

Ich unterstütze euch dabei, das zu erreichen!

Am beliebtesten ist das Intervalltraining, bei der ich die Assistenz über einige Wochen hinweg punktuell begleite. Außerdem gibt es die Möglichkeit zum Tandemtraining (Chef*in und Assistenz gemeinsam) oder als Gruppentraining mit ein bis zwei Tagen Input (ab 3 Assistent*innen).

 

 

Was umfasst das Intervalltraining?

Ich begleite dich über einige Wochen hinweg bei deiner Arbeit, z. B. so:

  • 30-minütiges Vorgespräch und Kennenlernen (mit Chef*in und definitiv auch mit dir als Assistenz) um Ziele, Wünsche vorab zu besprechen
  • individuelle Beratung, Dauer 2-4 Std.:
    • Training-on-the-Job
    • Status Quo: was sind die Herausforderungen?
    • Analyse bestehender Arbeitsprozesse und Identifikation von Verbesserungspotential
    • Entwurf: gemeinsames Ausarbeiten von Lösungen, Beantwortung von Fragen
    • Umsetzung: Ausprobieren, anwenden, lernen und ggf. anpassen
    • Besprechen deiner individuellen Fragen
    • online oder persönlich vor Ort, nach Wunsch/Absprache
    • inklusive 30-minütiges Abschlussgespräch (gemeinsam mit Chef*in) um die nächsten Schritte zu besprechen
    • kurze Dokumentation: Ich dokumentiere unsere Termine kurz und stelle dir auf Wunsch auch Material zur Verfügung, dass dich beim dauerhaften Umsetzen unterstützt.
  • Check-up-Termin 1-3 Monate nach unserer Beratung um den Fortschritt, Fragen und ggf. neue Herausforderungen zu besprechen

Was umfasst das Tandemtraining?

Das Tandemtraining läuft ähnlich ab wie das Intervalltraining, allerdings gemeinsam mit Chef*in und Assistenz.

Das A&O bei der Optimalen Chefentlastung ist klare und transparente Kommunikation, sodass dies auch einen Teil der Beratung einnehmen wird.

Auch wie beim Intervalltraining gilt hier, dass wir die Inhalte gemeinsam und auf euren individuellen Bedarf abstimmen.

Was umfasst das Gruppen-/Klassenraumtraining?

Mein Klassenraumtraining als 2-tägiges Inhouse-Seminar (ab 3 Personen, maximal 12 Teilnehmer*innen) umfasst folgende Inhalte:

  • Das moderne Sekretariat:
    – Bezeichnungen des Berufsbildes
    – Aufgaben und Eigenschaften einer modernen Assistentin/Sekretärin
    – Grundlagen Businessknigge
    Kommunikation:
    – Grundlagen der Gesprächsführung
    – Aktives Zuhören
    – Grenzen setzen (“Nein sagen”)
    – Grundregeln der modernen Geschäftskorrespondenz (inkl. der wichtigsten Regeln der DIN 5008)
    Büroorganisation:
    – Terminplanung (inkl. Einführung Zeit-/Selbstmanagement)
    – E-Mail- und Postbearbeitung
    – Besprechungsorganisation (inkl. Besucherempfang und -betreuung)
    – Reiseorganisation
    – Umgang mit Informationen
    Ablage:
    – Ordnungsprinzipien und Tipps

    Zielgruppe:
    Neu-, Wieder- und Quereinsteigende im Bereich Sekretariat
    Oft habe ich auch langjährige Assistent*innen im Seminar, die ihr Wissen auffrischen möchten oder sich weiterbilden wollen. Auch dies ist möglich.

Auch eine Kürzung des Seminars auf einen Tag ist möglich, zum Beispiel als “Stressfreier und organisierter im Büro – Büroorganisation für Vorzimmer- und Assistenzkräfte”.

Ist das Angebot passend für uns?

  • Das finden wir am besten in einem kurzen Gespräch heraus. Vereinbare hier einen unverbindlichen und kostenlosen Termin mit mir oder melde dich per E-Mail oder telefonisch bei mir.
  • Nach Rücksprache können wir natürlich auch die Inhalte der “Optimalen Chefentlastung” an eure speziellen Bedürfnisse anpassen. Die Inhalte oben sind ein Beispiel, die für einige Kund*innen zutreffen.
  • Seit 2012 arbeite ich mit Assistent*innen und ihren Chefinnen/Chefs zusammen und habe diverse Seminare in diesem Bereich durchgeführt, in verschiedenen Branchen sowie Einzelberatungen bzw. Tandemtrainings (Assistenz und Chef*in).

* Das Wort “Chef” in “Chefentlastung” ist hier als Oberbegriff gemeint und beinhaltet natürlich alle Gender, also Chef*innen.